Als beheerder stel je bereikbaarheid in via de Qaller App door in te loggen op het beheerdersdashboard, waar je toegang krijgt tot doorschakelingen, tijdschema’s en beschikbaarheidsstatussen voor alle gebruikers binnen je klantenomgeving. Je kunt instellingen per gebruiker aanpassen of in bulk wijzigen voor meerdere accounts tegelijk.

De Qaller App fungeert niet alleen als softphone, maar ook als volledig bedieningspaneel voor VoIP-telefonie. Dit betekent dat je als reseller of beheerder volledige controle hebt over hoe, wanneer en waar je klanten bereikbaar zijn, zonder dat je fysiek aanwezig hoeft te zijn of complexe configuraties hoeft door te voeren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bereikbaarheidsinstellingen in Qaller.

Welke bereikbaarheidsinstellingen kan ik als beheerder aanpassen in Qaller?

Als beheerder kun je in Qaller de volledige bereikbaarheid van gebruikers beheren, waaronder doorschakelingen, beschikbaarheidsstatussen, tijdschema’s, voicemailinstellingen en belgroepen. Deze instellingen zijn toegankelijk via het centrale beheerdersdashboard en kunnen per gebruiker of op groepsniveau worden aangepast.

Het beheerdersdashboard in Qaller biedt een overzichtelijke interface waarin je snel de juiste instellingen vindt. Je hoeft geen diepgaande technische kennis te hebben om wijzigingen door te voeren. De belangrijkste bereikbaarheidsinstellingen die je kunt aanpassen zijn:

• Doorschakelingen: Bepaal waar inkomende oproepen naartoe gaan wanneer een gebruiker niet opneemt, bezet is of buiten werktijd belt
• Beschikbaarheidsstatus: Stel in of een gebruiker beschikbaar, bezet, in vergadering of afwezig is
• Tijdschema’s: Configureer kantooruren en definieer wat er buiten die uren met oproepen gebeurt
• Voicemailinstellingen: Activeer of deactiveer voicemail en pas welkomstberichten aan
• Belgroepen: Voeg gebruikers toe aan groepen zodat oproepen naar meerdere toestellen tegelijk kunnen gaan
• Wachtrijen: Beheer hoe oproepen worden verdeeld wanneer alle lijnen bezet zijn

Elke wijziging die je doorvoert wordt direct actief, waardoor je klanten snel kunt helpen zonder vertragingen of wachttijden. Dit is vooral waardevol wanneer een klant op het laatste moment een aanpassing nodig heeft, bijvoorbeeld bij ziekte of een onverwachte vergadering.

Hoe stel ik doorschakelingen in voor individuele gebruikers?

Doorschakelingen voor individuele gebruikers stel je in door naar het gebruikersprofiel te navigeren in het beheerdersdashboard, vervolgens de sectie doorschakelingen te openen en daar de gewenste doorschakelregels te configureren op basis van scenario’s zoals geen gehoor, bezet of altijd doorschakelen.

Het instellen van doorschakelingen verloopt in een aantal overzichtelijke stappen:

1. Log in op het beheerdersdashboard van Qaller
2. Selecteer de klantomgeving waarin je wilt werken
3. Navigeer naar de gebruiker waarvoor je doorschakelingen wilt instellen
4. Open de sectie bereikbaarheid of doorschakelingen
5. Kies het type doorschakeling dat je wilt configureren
6. Voer het bestemmingsnummer in (intern of extern)
7. Sla de instellingen op

Je kunt verschillende doorschakelscenario’s instellen die onafhankelijk van elkaar werken. De meest gebruikte opties zijn:

• Altijd doorschakelen: Alle oproepen gaan direct naar een ander nummer, zonder dat het toestel van de gebruiker overgaat
• Doorschakelen bij geen gehoor: Na een ingesteld aantal seconden wordt de oproep doorgeschakeld
• Doorschakelen bij bezet: Wanneer de gebruiker al in gesprek is, gaat de oproep naar een alternatief nummer
• Doorschakelen bij onbereikbaar: Als het toestel offline is of geen verbinding heeft

Een praktisch voorbeeld: een accountmanager die regelmatig op de weg is, kan doorschakelen bij geen gehoor instellen naar zijn mobiele nummer, terwijl doorschakelen bij bezet naar een collega gaat. Zo mist de klant nooit een belangrijk telefoontje.

Hoe configureer ik tijdschema’s voor bereikbaarheid?

Tijdschema’s configureer je door in het beheerdersdashboard een schema aan te maken met specifieke dagen en tijden, en vervolgens te definiëren welke bereikbaarheidsregels binnen en buiten die tijden gelden. Je kunt meerdere schema’s aanmaken voor verschillende situaties zoals kantooruren, weekenden en feestdagen.

Een goed geconfigureerd tijdschema zorgt ervoor dat bellers altijd weten waar ze aan toe zijn. Binnen kantooruren worden oproepen normaal afgehandeld, terwijl buiten kantooruren automatisch een voicemail of doorschakeling wordt geactiveerd.

Standaard kantooruren instellen

Voor de meeste zakelijke klanten volstaat een standaard kantoorurenschema. Je stelt dit in door per dag de begin- en eindtijd te definiëren. Bijvoorbeeld maandag tot en met vrijdag van 08:30 tot 17:30. Oproepen die buiten deze tijden binnenkomen, volgen automatisch de ingestelde buiten kantooruren regels.

Het is verstandig om een kleine buffer in te bouwen. Als de receptie om 08:30 begint, kun je het schema op 08:25 laten starten zodat vroege bellers niet direct naar voicemail gaan.

Feestdagen en uitzonderingen toevoegen

Naast reguliere kantooruren kun je uitzonderingen toevoegen voor feestdagen, bedrijfssluitingen of speciale evenementen. Deze uitzonderingen hebben voorrang op het standaardschema. Zo kun je voor Koningsdag of Kerst specifieke instellingen maken zonder het reguliere schema aan te passen.

Je kunt uitzonderingen ruim van tevoren inplannen, wat vooral handig is aan het begin van een nieuw jaar wanneer alle feestdagen bekend zijn. Dit voorkomt dat je op het laatste moment nog aanpassingen moet doen.

Kan ik bereikbaarheidsinstellingen in bulk aanpassen voor meerdere klanten?

Ja, je kunt bereikbaarheidsinstellingen in bulk aanpassen voor meerdere klanten of gebruikers tegelijk. Via het beheerdersdashboard selecteer je de gewenste accounts en pas je instellingen zoals tijdschema’s, doorschakelingen of beschikbaarheidsstatussen in één keer toe op de hele selectie.

Bulkaanpassingen zijn bijzonder waardevol in situaties waarin je snel moet handelen of wanneer je een standaardconfiguratie wilt uitrollen naar nieuwe klanten. Denk aan scenario’s zoals:

• Een bedrijf dat met 20 nieuwe medewerkers start en allemaal dezelfde basisinstellingen nodig hebben
• Een feestdag waarbij alle gebruikers van een klant dezelfde buiten kantooruren melding moeten krijgen
• Een wijziging in bedrijfsbeleid waardoor doorschakelingen voor een hele afdeling moeten worden aangepast
• Het uitrollen van een nieuw tijdschema naar alle klanten die dezelfde kantooruren hanteren

Bij het doorvoeren van bulkwijzigingen is het verstandig om eerst een testgroep te selecteren en de wijzigingen te controleren voordat je deze breder uitrolt. Hoewel wijzigingen direct actief worden, kun je ze ook direct terugdraaien mocht dat nodig zijn.

De bulkfunctionaliteit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten. Wanneer je dezelfde instelling handmatig bij twintig gebruikers moet invoeren, is de kans op een typefout of vergissing aanzienlijk groter dan wanneer je dit in één keer doet.

Wat is het verschil tussen beschikbaarheidsstatus en doorschakeling?

De beschikbaarheidsstatus geeft aan of een gebruiker op dit moment bereikbaar is en wordt zichtbaar voor collega’s, terwijl een doorschakeling bepaalt wat er technisch met een inkomende oproep gebeurt. De status is informatief en handmatig aanpasbaar, de doorschakeling is een automatische actie op basis van vooraf ingestelde regels.

Dit onderscheid is belangrijk om te begrijpen omdat beide functies elkaar aanvullen maar verschillende doelen dienen:

• Beschikbaarheidsstatus: Een visuele indicator die collega’s laat zien of iemand beschikbaar, in vergadering, aan het lunchen of afwezig is. De gebruiker past dit zelf aan of het systeem doet dit automatisch op basis van agenda-integraties.
• Doorschakeling: Een technische regel die bepaalt waar oproepen naartoe gaan. Dit werkt onafhankelijk van wat de status aangeeft en wordt uitgevoerd door het telefonieplatform.

Een praktijkvoorbeeld verduidelijkt dit: een medewerker zet zijn status op in vergadering zodat collega’s weten dat ze hem niet moeten storen. Tegelijkertijd staat zijn doorschakeling bij geen gehoor ingesteld naar de receptie. Als er gebeld wordt, gaat het toestel gewoon over. Pas als hij niet opneemt, wordt de oproep doorgeschakeld.

Als beheerder kun je ervoor kiezen om de beschikbaarheidsstatus te koppelen aan doorschakelregels. Bijvoorbeeld: wanneer een gebruiker zijn status op afwezig zet, wordt automatisch doorschakelen altijd geactiveerd naar zijn voicemail. Dit zorgt voor een consistente ervaring voor zowel de gebruiker als de beller.

Hoe los ik veelvoorkomende problemen met bereikbaarheidsinstellingen op?

De meeste problemen met bereikbaarheidsinstellingen los je op door systematisch de configuratie te controleren: verifieer eerst of de juiste tijdschema’s actief zijn, controleer daarna de doorschakelregels op conflicten, en check tot slot of de gebruiker de juiste rechten heeft om instellingen te wijzigen of te ontvangen.

Hieronder vind je de meest voorkomende problemen en hun oplossingen:

Oproepen komen niet binnen ondanks actieve status

Wanneer een gebruiker meldt dat oproepen niet binnenkomen terwijl hij beschikbaar zou moeten zijn, controleer dan eerst of er geen doorschakelen altijd actief staat. Dit is een veelgemaakte fout: de gebruiker vergeet dat deze instelling nog aan staat na een vakantie of ziekteperiode. Controleer ook of het tijdschema correct is ingesteld en of de huidige tijd binnen de kantooruren valt.

Doorschakelingen werken niet zoals verwacht

Als doorschakelingen niet correct functioneren, controleer dan de volgorde van de regels. Sommige instellingen kunnen elkaar overschrijven. Verifieer ook of het bestemmingsnummer correct is ingevoerd, inclusief landcode indien van toepassing. Een veelvoorkomende fout is het invoeren van een nummer zonder nul of met een extra cijfer.

Tijdschema werkt niet op feestdagen

Wanneer het tijdschema niet correct werkt op feestdagen, controleer dan of de uitzondering correct is aangemaakt. Let op de datumnotatie en controleer of de uitzondering daadwerkelijk is opgeslagen. Soms wordt een uitzondering wel aangemaakt maar niet geactiveerd.

Bij hardnekkige problemen is het handig om de instellingen volledig te resetten en opnieuw in te voeren. Dit kost even tijd maar elimineert mogelijke conflicten tussen oude en nieuwe configuraties.

Hoe Telador helpt met bereikbaarheidsbeheer via Qaller

Bij Telador hebben we de Qaller App ontwikkeld met één doel voor ogen: resellers in staat stellen om hun klanten maximaal te ontzorgen met minimale inspanning. Het beheren van bereikbaarheidsinstellingen is daarvan een perfect voorbeeld.

Wat maakt ons platform onderscheidend voor bereikbaarheidsbeheer:

• Intuïtieve interface: Nieuwe medewerkers kunnen binnen enkele uren zelfstandig instellingen beheren, zonder uitgebreide training
• Realtime wijzigingen: Alle aanpassingen zijn direct actief, geen wachttijden of vertragingen
• Bulkbeheer: Pas instellingen aan voor tientallen gebruikers tegelijk, wat uren werk bespaart
• White label mogelijkheden: Je klanten zien jouw merk, niet dat van ons
• Persoonlijke ondersteuning: Bij vragen krijg je direct een specialist aan de lijn, geen ticketnummer

Door de eenvoud van ons platform heb je minder personeel nodig voor klantbeheer en kun je sneller nieuwe klanten live brengen. Wil je ontdekken hoe Qaller jouw dienstverlening kan versterken? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.