VoIP bellen, oftewel Voice over IP, is zakelijk bellen via je internetverbinding in plaats van traditionele telefoonlijnen. Het werkt door je stem om te zetten in digitale data die via het internet wordt verstuurd, waardoor je overal ter wereld kunt bellen waar je internet hebt. Bedrijven kiezen massaal voor VoIP omdat het goedkoper is, meer functies biedt en veel flexibeler werkt dan ouderwetse telefonie. Je hebt alleen een stabiele internetverbinding en een VoIP-telefoon, computer of smartphone nodig om direct te kunnen bellen.
Wat is VoIP bellen precies?
Voice over Internet Protocol (VoIP) is een technologie waarbij telefoongesprekken via het internet worden gevoerd in plaats van via traditionele koperen telefoonlijnen. Je stem wordt omgezet in digitale datapakketten die razendsnel via je internetverbinding worden verstuurd naar de ontvanger, waar ze weer worden omgezet in geluid.
Het grote verschil met traditioneel bellen is dat je niet meer afhankelijk bent van fysieke telefoonlijnen. Met internettelefonie gebruik je je bestaande internetverbinding voor al je gesprekken. Dit betekent dat je kunt bellen vanaf elk apparaat met internet: je computer, smartphone, tablet of een speciale VoIP-telefoon.
Steeds meer bedrijven stappen over op cloudtelefonie omdat het simpelweg praktischer is. Je bent niet meer gebonden aan één locatie, medewerkers kunnen thuiswerken met hun zakelijke nummer, en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Bovendien krijg je toegang tot moderne functies die met traditionele telefonie onmogelijk of peperduur zouden zijn.
Waarom is VoIP bellen goedkoper dan traditioneel bellen?
De belangrijkste reden waarom zakelijk bellen via VoIP goedkoper is, komt doordat je geen aparte telefoonlijnen meer nodig hebt. Je gebruikt gewoon je bestaande internetverbinding, waardoor je direct bespaart op maandelijkse lijnkosten en aansluitkosten voor nieuwe medewerkers.
Bij traditionele telefonie betaal je voor elke fysieke lijn, ongeacht hoeveel je belt. Met VoIP betaal je vaak een vast bedrag per gebruiker en krijg je daar onbeperkt bellen binnen Nederland bij. Internationale gesprekken zijn ook veel voordeliger omdat de gesprekken via het internet lopen en niet via dure internationale telefoonnetwerken.
Hardware-investeringen vallen ook veel lager uit. Je hebt geen dure telefooncentrale meer nodig die duizenden euro’s kost en om de paar jaar vervangen moet worden. Een VoIP platform draait in de cloud, dus je hoeft alleen maar telefoontoestellen aan te schaffen. Zelfs die kun je besparen door medewerkers via hun computer of smartphone te laten bellen.
Extra besparingen zie je terug in:
- Geen onderhoudscontracten voor telefooncentrale
- Gratis gesprekken tussen collega’s, ook internationaal
- Geen kosten voor het verplaatsen van toestellen
- Flexibele abonnementen die meeschalen met je bedrijf
Welke extra functies krijg je met VoIP die je niet hebt bij gewoon bellen?
Met VoIP krijg je toegang tot een hele reeks moderne functies die traditionele telefonie niet kan bieden. Videobellen is bijvoorbeeld standaard mogelijk, waardoor je direct kunt schakelen tussen spraak en beeld tijdens een gesprek.
Een van de handigste functies is voicemail-to-email. Gemiste gesprekken komen als audiobestand in je mailbox, zodat je ze overal kunt beluisteren. Call forwarding zorgt ervoor dat gesprekken automatisch doorschakelen naar je mobiel als je niet op kantoor bent, terwijl je klanten gewoon je vaste nummer bellen.
Voor professionele bereikbaarheid kun je wachtrijen instellen met wachtmuziek en keuzemenu’s maken waarbij bellers zelf kunnen kiezen met welke afdeling ze willen spreken. Dit geeft je bedrijf direct een professionelere uitstraling zonder dat je een receptionist nodig hebt.
De integratie met CRM-systemen is ook een groot voordeel. Als een klant belt, zie je direct alle informatie op je scherm verschijnen. Je kunt notities maken tijdens het gesprek die automatisch worden opgeslagen bij het klantprofiel. Andere handige functies zijn:
- Conferentiegesprekken met meerdere deelnemers
- Gesprekken opnemen voor training of kwaliteitscontrole
- Realtime statistieken over belgedrag
- Mobiele apps om overal bereikbaar te zijn
- Automatische tijdschakelingen voor openingstijden
Hoe betrouwbaar is VoIP bellen voor zakelijk gebruik?
De betrouwbaarheid van IP telefonie voor zakelijk gebruik hangt vooral af van de kwaliteit van je internetverbinding en je VoIP-provider. Professionele providers bieden uptime garanties van vaak meer dan 99,9%, wat betekent dat je systeem vrijwel altijd beschikbaar is.
Voor optimale gesprekskwaliteit heb je een stabiele internetverbinding nodig met voldoende bandbreedte. Een vuistregel is ongeveer 100 kbps per gelijktijdig gesprek, dus voor de meeste bedrijven is hun huidige internetverbinding ruim voldoende. Glasvezel of een zakelijke ADSL-verbinding geeft de beste resultaten.
Moderne VoIP-systemen hebben ingebouwde redundantie. Als één server uitvalt, nemen anderen het automatisch over zonder dat je gesprekken worden verbroken. De beveiliging van communicatie gebeurt via encryptie, waardoor je gesprekken net zo veilig zijn als online bankieren.
Om maximale betrouwbaarheid te garanderen, kun je deze maatregelen nemen:
- Kies een zakelijke internetverbinding met SLA
- Gebruik Quality of Service (QoS) op je netwerk
- Zorg voor een backup internetverbinding
- Test regelmatig je bandbreedte en netwerkprestaties
Wanneer is overstappen naar VoIP bellen het beste moment?
Het beste moment om over te stappen naar online bellen is wanneer je bedrijf tegen de beperkingen van traditionele telefonie aanloopt. Groeit je team en wordt het toevoegen van nieuwe lijnen te duur? Dan is het tijd voor VoIP. Ook als medewerkers vaker thuiswerken of je meerdere locaties hebt, levert de overstap direct voordeel op.
Andere signalen dat je bedrijf klaar is voor VoIP zijn hoge telefoonrekeningen, vooral voor internationale gesprekken, of als je huidige telefooncentrale aan vervanging toe is. In plaats van investeren in nieuwe hardware, stap je dan beter over op een moderne cloudoplossing.
De transitie naar VoIP hoeft geen onderbreking van je bereikbaarheid te betekenen. Je kunt je huidige telefoonnummers meenemen (porteren) en de overstap gefaseerd uitvoeren. Begin bijvoorbeeld met een kleine groep gebruikers en breid geleidelijk uit als alles goed werkt.
Praktische tips voor een soepele overstap:
- Inventariseer eerst je huidige telefoongebruik
- Test VoIP met een pilotgroep
- Plan de migratie buiten kantooruren
- Zorg voor goede training van medewerkers
- Houd tijdelijk je oude systeem als backup
Conclusie: De belangrijkste redenen om voor VoIP te kiezen
VoIP bellen is de toekomst van zakelijke communicatie omdat het simpelweg beter aansluit bij hoe we tegenwoordig werken. Je bespaart flink op kosten, krijgt moderne functies die je productiviteit verhogen, en bent flexibel bereikbaar vanaf elke locatie. De technologie is inmiddels zo betrouwbaar dat zelfs grote ondernemingen volledig zijn overgestapt op cloudtelefonie.
De belangrijkste voordelen op een rij: lagere kosten, meer functionaliteit, betere schaalbaarheid en de vrijheid om overal te werken met behoud van je zakelijke nummer. Voor bedrijven die willen groeien en meegaan met hun tijd is VoIP geen luxe meer, maar een logische keuze.
Wil je weten hoe jouw bedrijf kan profiteren van moderne VoIP-oplossingen? Bij Telador helpen we partners graag met de overstap naar cloudcommunicatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.