Voor het implementeren van Teams-telefonie heb je verschillende Microsoft-licenties nodig die samen een complete telefonieoplossing vormen. De basis bestaat uit een Microsoft 365-licentie (Business of Enterprise), aangevuld met Teams Phone Standard voor telefoonfunctionaliteit. Afhankelijk van je keuze voor Direct Routing of Microsoft Calling Plans komen daar mogelijk extra licenties bij. Deze vraag wordt vaak gesteld door bedrijven die willen overstappen naar moderne cloudtelefonie.
Wat is Teams-telefonie en waarom hebben bedrijven het nodig?
Teams-telefonie is een cloudgebaseerde telefonieoplossing die volledig geïntegreerd is binnen Microsoft 365. Het vervangt de traditionele telefooncentrale door alle communicatie (bellen, chatten, videovergaderen) in één platform samen te brengen. Bedrijven kunnen hiermee vanaf elk apparaat professioneel telefoneren met behoud van hun zakelijke telefoonnummer.
De voordelen van Teams-telefonie-integratie zijn vooral merkbaar in de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers schakelen naadloos tussen chat, telefoon en video zonder tussen applicaties te hoeven wisselen. Dit verhoogt de productiviteit en verbetert de samenwerking, vooral bij hybride werken. Bovendien besparen bedrijven op hardware- en onderhoudskosten, omdat alles via de cloud loopt.
Steeds meer organisaties kiezen voor deze moderne aanpak, omdat traditionele telefooncentrales niet meer aansluiten bij de flexibele werkwijze van vandaag. Met Teams-telefonie werk je locatieonafhankelijk en heb je altijd toegang tot dezelfde functionaliteiten, of je nu thuis, op kantoor of onderweg bent.
Welke Microsoft-licenties zijn essentieel voor Teams-telefonie?
De essentiële licenties voor Teams-telefonie beginnen met een Microsoft 365 Business Basic-, Standard- of Premium-licentie, of een Enterprise-variant. Deze basislicentie geeft toegang tot Microsoft Teams, maar bevat nog geen telefoonfunctionaliteit. Voor het daadwerkelijk kunnen bellen heb je daarnaast de Teams Phone Standard-licentie nodig.
De Teams Phone Standard-licentie voegt alle PBX-functionaliteiten toe aan Teams. Hiermee krijg je toegang tot functies zoals doorschakelen, wachtmuziek, automatische beantwoording en voicemail. Deze licentie maakt van Teams een volwaardige telefooncentrale, maar bevat zelf geen belminuten of telefoonnummers.
Voor het daadwerkelijk kunnen bellen heb je nog een verbinding met het telefoonnetwerk nodig. Dit kan via Microsoft Calling Plans (inclusief belminuten) of via Direct Routing, waarbij je je eigen telecomoperator behoudt. Meer informatie over de mogelijkheden van Teams integratie met verschillende telecomoplossingen helpt bij het maken van de juiste keuze voor jouw organisatie.
Wat is het verschil tussen Teams Phone Standard en Calling Plans?
Teams Phone Standard biedt alleen de PBX-functionaliteit binnen Teams, terwijl Microsoft Calling Plans daar belminuten en telefoonnummers aan toevoegen. Met alleen Teams Phone Standard heb je wel een telefooncentrale, maar kun je nog niet naar externe nummers bellen. Calling Plans maken het pakket compleet met inbegrepen belminuten.
De keuze tussen deze opties hangt af van je bedrijfssituatie. Microsoft Calling Plans zijn handig voor kleinere organisaties die snel willen starten zonder technische complexiteit. Je krijgt direct telefoonnummers en belminuten van Microsoft, waardoor implementatie eenvoudig is. Het nadeel is dat je gebonden bent aan de tarieven en mogelijkheden die Microsoft biedt.
Voor grotere organisaties of bedrijven met specifieke telefoniewensen is de combinatie van Teams Phone Standard met Direct Routing vaak voordeliger. Hierbij behoud je je huidige telecomcontract en telefoonnummers, terwijl je wel profiteert van alle Teams-functionaliteiten. Dit biedt meer flexibiliteit in tarieven en diensten.
Hoe werkt Direct Routing als alternatief voor Microsoft Calling Plans?
Direct Routing verbindt Teams rechtstreeks met je eigen telecomoperator via een SIP-trunkverbinding. Hierdoor kun je Teams gebruiken als telefooncentrale, terwijl je je bestaande telefoonnummers, contracten en tarieven behoudt. Deze oplossing combineert de moderne functionaliteiten van Teams met de flexibiliteit van je eigen telecomaanbieder.
Het grote voordeel van Teams Direct Routing is kostenbesparing bij veel belverkeer. Je bent niet gebonden aan de vaste tarieven van Microsoft, maar kunt onderhandelen met verschillende operators. Bovendien behoud je speciale nummers, zoals 0800-nummers of internationale nummers, die mogelijk niet beschikbaar zijn via Calling Plans.
Technisch gezien heb je voor Direct Routing een gecertificeerde Session Border Controller (SBC) nodig. Deze kan on-premises staan of in de cloud bij je operator. Veel Nederlandse telecomaanbieders bieden kant-en-klare Direct Routing-oplossingen, waardoor de technische drempel lager wordt. Dit maakt de overstap voor bedrijven met 50+ medewerkers vaak interessant vanwege de schaalvoordelen.
Welke extra licenties heb je nodig voor geavanceerde functies?
Voor geavanceerde Teams-telefoniefuncties zijn verschillende add-onlicenties beschikbaar. Audio Conferencing voegt inbelnummers toe aan Teams-vergaderingen, zodat deelnemers ook zonder internet kunnen deelnemen. Phone System VM biedt uitgebreide voicemailmogelijkheden met transcriptie. Common Area Phone-licenties zijn bedoeld voor gedeelde ruimtes, zoals recepties of vergaderzalen.
De Audio Conferencing-licentie is vooral waardevol voor internationale organisaties. Deelnemers krijgen lokale inbelnummers in verschillende landen, wat de kosten voor hen verlaagt. Deze licentie bevat standaard 60 belminuten per gebruiker per maand voor uitgaande gesprekken vanuit vergaderingen.
Voor compliancegevoelige sectoren zijn er recording-licenties die het mogelijk maken alle gesprekken automatisch op te nemen en te archiveren. Common Area Phone-licenties zijn kosteneffectief voor apparaten die door meerdere mensen gebruikt worden. Deze licenties hebben beperkte functionaliteit, maar zijn perfect voor algemene ruimtes waar basisfunctionaliteit volstaat.
Hoeveel kost Teams-telefonie per gebruiker per maand?
De kosten voor Teams-telefonie variëren sterk, afhankelijk van je gekozen licentiecombinatie en het aantal gebruikers. Business-licenties zijn over het algemeen voordeliger dan Enterprise-varianten, maar bieden minder geavanceerde functies. De totale investering bestaat uit de basislicentie, Teams Phone Standard en je keuze voor Calling Plans of Direct Routing.
Bij Microsoft Calling Plans betaal je een vast bedrag per gebruiker, inclusief belminuten. Dit is transparant en voorspelbaar, en vooral geschikt voor organisaties tot 50 medewerkers. De tarieven verschillen per land en type abonnement (nationaal of internationaal bellen). Voor Direct Routing komen daar de kosten van je Operator Connect Teams-provider bij, maar dit biedt vaak meer waar voor je geld bij grotere volumes.
Kostenoptimalisatie is mogelijk door slim te combineren. Niet elke medewerker heeft bijvoorbeeld internationale belmogelijkheden nodig. Door verschillende licentietypen te mixen en alleen de benodigde functionaliteiten per gebruiker te activeren, kun je aanzienlijk besparen. Wil je exact weten welke licentiecombinatie het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies over de optimale Teams-telefonieconfiguratie voor jouw situatie.